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Le Point sur… Les informations à transmettre au salarié lors de l’embauche
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Pour donner suite à la transposition d’une directive européenne, le droit français a renforcé les obligations des employeurs en matière d’information des salariés lors de leur embauche. Le décret 2023-1004 du 30 octobre 2023 rend effectif cette obligation en définissant la liste des informations a minima à transmettre aux salariés ainsi que leurs modalités de communication. Ces mesures sont entrées en vigueur le 1er novembre 2023.
La nature des informations
Le nouvel article L.1221-5-1 du Code du travail prévoit que « L’employeur remet au salarié un ou plusieurs documents écrits contenant les informations principales relatives à la relation de travail. » Le décret du 30 octobre 2023 fixe la liste des informations devant être transmises, ainsi que les modalités et les délais à respecter.
Quatorze informations minimales sont listées. Certaines sont intégrées dans le contrat de travail, d’autres peuvent l’être dans une annexe au contrat, voir un livret d’accueil.
Ces mesures concernent les embauches réalisées à compter du 1ᵉʳ novembre 2023. Pour les salariés recrutés avant cette date, lorsqu’une ou plusieurs informations ne leur ont pas été communiquées, ils peuvent en demander communication à tout moment auprès de leur employeur. Ce dernier est tenu d’y répondre dans les délais requis selon la nature des informations.
Les délais de communication
Selon la nature de l’information, le délai d’information est au plus tard :
• Le 7ᵉ jour calendaire à compter de la date d’embauche (8 informations),
• 1 mois à compter de l’embauche (6 informations).Les éléments à transmettre dans les 7 jours sont principalement ceux à intégrer dans le contrat de travail (identité des parties, intitulé du poste, période d’essai, rémunération, durée du travail…).
Il est donc indispensable de s’assurer que le contrat de travail comporte bien ces informations et qu’il soit transmis au salarié dans les 7 jours de l’embauche et signé par les deux parties. Les éléments à transmettre dans le mois qui suit l’embauche concernent principalement : la formation, les congés payés, les procédures de rupture du contrat de travail, la convention collective, la protection sociale…
Les modalités de communication
Selon les informations, la communication doit se faire par mention expresse sur un document transmis au salarié ou par renvoi aux dispositions législatives, réglementaires et conventionnelles. Les informations requises sont communiquées sous format papier par tout moyen donnant date certaine. L’employeur peut également les adresser sous format électronique sous réserve que :
• Le salarié dispose d’un moyen d’accéder à une information sous format électronique,
• Les informations puissent être enregistrées et imprimées,
• L’employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.Lorsqu’une ou plusieurs des informations doivent être modifiées, l’employeur remet au salarié un document indiquant ces modifications, dans les plus brefs délais et au plus tard à la date de prise d’effet de cette modification, sauf lorsque la modification d’informations résulte exclusivement d’un changement des dispositions législatives et réglementaires ou des stipulations conventionnelles en vigueur.
Le cas des salariés appelés à travailler à l’étranger
Lorsqu’un salarié exerçant habituellement son activité professionnelle en France, est appelé à travailler à l’étranger pour une durée supérieure à 4 semaines consécutives, des informations complémentaires sont à lui transmettre. Ces informations sont à communiquer au salarié avant son départ à l’étranger. Pour les salariés déjà présents à l’étranger, le 1ᵉʳ novembre 2023, lorsqu’une ou plusieurs informations requises n’ont pas été communiquées, le salarié peut en demander communication à tout moment à son employeur. Ce dernier est tenu d’y répondre dans un délai de 7 jours.
Les recours possibles
Un salarié, qui n’a pas reçu les informations obligatoiresdans les délais requis par la loi, peut saisir le Conseil de prud’hommes. Au préalable, le salarié doit mettre en demeure son employeur de lui communiquer ou de compléter les informations. L’employeur dispose alors d’un délai de 7 jours calendaires, pour répondre à la demande du salarié qui pourra, à l’issue de ce délai, saisir le Conseil de prud’hommes en l’absence de réponse.
Une disposition spécifique pour les CDD
Le décret du 30 octobre 2023 a également modifié, à compter du 1er novembre 2023, l’obligation d’information de l’employeur, pour les salariés en CDD, sur les postes à pourvoir en CDI. Ainsi le salarié en CDD (ou en intérim), qui justifie chez l’employeur (ou l’entreprise utilisatrice) d’une ancienneté continue d’au moins 6 mois, peut demander à l’employeur (ou à l’entreprise utilisatrice) de l’informer des postes en CDI à pourvoir.
Le salarié doit formuler sa demande par tout moyen donnant date certaine à sa réception.
L’employeur ou l’entreprise utilisatrice fournit par écrit la liste des postes en CDI à pourvoir qui correspondent à la qualification professionnelle du salarié, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.
L’employeur est dispensé de répondre lorsque le salarié a déjà formulé 2 demandes dans l’année civile en cours. De plus, lorsque l’employeur est une entreprise de moins de 250 salariés, une réponse peut être apportée par oral à compter de la deuxième demande du salarié, si la réponse est inchangée par rapport à celle apportée à la première demande.
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