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Les obligations en matière de logiciels de caisse ou de caisses enregistreuses
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La loi de finances pour 2016 instaure l’obligation pour les commerçants et autres professionnels d’enregistrer les paiements de leurs clients.
À COMPTER DU 1ER JANVIER 2018
A compter du 1er janvier 2018, les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA seront dans l’obligation d’enregistrer les paiements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou d’un système de caisse sécurisés et certifiés.
Cette mesure est destinée à lutter contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes.
Cette obligation rendra impossible la fraude qui consiste à reconstituer, par un logiciel frauduleux, des tickets de caisse pour soustraire des paiements en espèces des recettes de la comptabilité.
NOUVELLE OBLIGATION
L’utilisation d’un logiciel de gestion ou d’un système de caisse deviendra obligatoire à compter du 1er janvier 2018. Le système choisi devra satisfaire aux conditions suivantes :
- inaltérabilité,
- sécurisation,
- conservation,
- archivage des données,
- certification par un organisme accrédité ou attestation individuelle délivrée par l’éditeur.
LES SYSTÈMES EXISTANTS
Il existe, à l’heure actuelle, différents systèmes informatisés d’encaissement, plus généralement appelés « caisses enregistreuses » :
- les caisses enregistreuses autonomes, qui ne peuvent pas communiquer avec d’autres systèmes de caisse ou un système centralisateur,
- les systèmes de caisse qui communiquent entre eux (plusieurs terminaux de paiement étant reliés à un logiciel), sans pour autant inclure une gestion
- comptable et financière,
- les systèmes de caisses enregistreuses plus élaborés qui communiquent entre eux et sont complètement intégrés, en assurant eux-mêmes
- la tenue de comptabilité et des stocks.
LA MISE EN CONFORMITÉ
Il existe différentes solutions pour se mettre en conformité d’ici le 31 décembre 2017 :
- en achetant un nouveau logiciel de caisse certifié ou homologué par une attestation individuelle par l’éditeur de logiciel, dans le cas où il n’est pas possible de mettre à jour le système de caisse,
- en mettant à jour le logiciel de caisse, ce qui devrait être possible pour les logiciels de caisse connectés entre eux et qui gèrent ou pas la gestion comptable et financière.
LES SANCTIONS
En cas de contrôle, les entreprises devront être en mesure de présenter une attestation de l’éditeur du logiciel ou une homologation délivrée par un organisme accrédité. En France, il s’agit de l’AFNOR, qui a référencé la certification sous la norme NF 525.
En cas de manquement à l’obligation de conformité, il est prévu l’application d’une amende d’un montant de 7 500 € par logiciel ou système de caisse.
Cette amende pourra être cumulée avec les rappels d’impôt et pénalités qui seraient dus à la suite d’un contrôle de la comptabilité de l’entreprise, au titre des recettes que le logiciel frauduleux aurait permis de dissimuler.
DÉLAI DE MISE EN CONFORMITÉ
En cas de manquement, un délai pour se mettre en conformité est prévu par l’administration fiscale.
L’entreprise, prise en défaut, aura un délai de 60 jours, à compter de l’établissement du procès- verbal dressé par les agents, à l’issue du contrôle effectué dans les locaux de l’entreprise.
CHOISIR SON LOGICIEL DE CAISSE
Il faut bien choisir son logiciel de caisse. Il en existe de nombreux.
Voici quelques points à prendre en compte :
- homologation,
- interface,
- licences (monoposte, SaaS…),
- simplicité d’utilisation,
- contrat de maintenance,
- mises à jour,
- hotline utilisateurs,
- garantie de continuité de service,
- coût total de possession,
- le logiciel est-il adapté au secteur d’activité ?
L’acquisition d’un logiciel de caisse peut s’avérer coûteuse, c’est une des raisons pour laquelle le législateur a prévu un délai de 2 ans pour que les entreprises puissent se mettre en conformité.
Mieux vaut anticiper sa mise en conformité pour effectuer le meilleur choix.
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