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Bien tenir votre caisse
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La législation est très précise en matière de tenue de caisse pour les commerçants. Bien tenir sa caisse est un impératif pour éviter certains risques fiscaux.
Des anomalies dans la tenue de la caisse sont susceptibles de faire perdre sa valeur probante à la comptabilité. Il est donc impératif d’appliquer les principes suivants.
Tout commerçant doit tenir un livre de caisse sur lequel il enregistre, jour par jour, ses opérations (entrées et sorties) en espèces.
En principe, le livre de caisse ne devrait enregistrer que les opérations en espèces.
Cependant, par commodité, dans le commerce de détail, dans les cafés-hôtels-restaurants et chez les prestataires de services (coiffeur par exemple), le livre de caisse peut appréhender la totalité des recettes de la journée, quel que soit le mode d’encaissement (espèces, chèques, cartes bancaires…).
Pour autant, le livre de caisse peut n’enregistrer que les dépenses et les retraits en espèces, voire le cas échéant, les remises à la banque (espèces, cartes, chèques…).
Lorsque les mouvements journaliers de ventes sont peu nombreux et lorsque leurs ventilations par nature de vente et par taux de TVA sont simples, le détail des recettes peut être inscrit directement sur un cahier de caisse.
Lorsque les mouvements journaliers de ventes sont nombreux ou lorsque leurs ventilations par nature et par taux de TVA sont complexes, un support spécifique est utilisé pour justifier le détail des recettes (bande de caisse enregistreuse, brouillard de caisse, main courante). Le cahier de caisse ne mentionne donc, jour par jour, que la récapitulation des recettes.
L’administration admet que les recettes d’un montant unitaire inférieur à 76 € soient comptabilisées globalement en fin de journée, à condition qu’elles aient fait l’objet d’un paiement en espèces et au comptant et que les justificatifs du détail de ces opérations (brouillard de caisse, notes d’honoraires…) soient conservés.
La fonction essentielle de l’agenda de caisse est de permettre le suivi des espèces en caisse en fin de journée. Le solde sera déterminé chaque jour à partir des données de l’agenda pour être rapproché du solde réel décompté lui aussi chaque jour.
Le rapprochement est fondamental : le solde réel et le solde déterminé à partir du cahier de caisse sont en principe identiques.
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